Ochrona danych osobowych w zatrudnieniu – zasady przetwarzania danych pracowników w związku z pandemią covid 19 – kompendium wiedzy

1. Wprowadzenie do ochrony danych osobowych na gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) dalej RODO:

• definicje podstawowych pojęć,
• zasady przetwarzania danych osobowych,
• obowiązki administratorów danych: administracyjne i w związku z zapewnieniem bezpieczeństwa przetwarzania danych.

2. Szczegółowe przedstawienie zasad przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy:

• jaki jest zakres danych osobowych przetwarzanych obowiązkowo,
• dane osobowe przekazywane z inicjatywy kandydata, czy można je przetwarzać i na jakich zasadach,
• sposób udostępniania danych przez kandydata pracodawcy,
• okres przetwarzania danych osobowych kandydata (zróżnicowany w zależności od tego czy stosunek pracy został nawiązany, czy nie)
• przetwarzanie danych o niekaralności kandydatów do pracy,
• przetwarzanie danych kandydata w procesie przyjęcia do pracy w szczególności w zakresie informacji dotyczących stanu zdrowia.

3. Zasady przetwarzania danych osobowych przez agencję zatrudnienia:

• pozycja agencji w kontekście RODO; różnicowanie pozycji administratora danych, a podmiotu przetwarzającego, umowa powierzenia,
• czynności w ramach pośrednictwa pracy: rekrutacja ukryta, udostępnienie danych przez agencję, rekrutacja na zlecenie pracodawcy, doradztwo personalne, pośrednictwo zawodowe, praca tymczasowa, outsourcing pracowniczy,
• retencja danych.

4. Szczegółowe przedstawienie zasad przetwarzania danych osobowych pracownika:

• przetwarzanie danych pracownika w trakcie pandemii covid – problem mierzenia temperatury, organizacja szczepień przez pracodawcę – stanowiska PUODO,
• bezpieczne przetwarzanie danych w trakcie pracy zdalnej – wzory- regulaminu pracy zdalnej, analizy ryzyka,
• przetwarzanie danych o niekaralności pracowników w sektorze finansowym, przetwarzanie danych szczególnie chronionych w tym danych biometrycznych – wzory dokumentów (wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i oświadczenia osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych),
• zasady przetwarzania danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych w odniesieniu do sprawców przestępstw seksualnych:
  – kiedy i w stosunku do kogo przeprowadzamy weryfikację w oparciu o Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym,
  – procedura pozyskiwania danych,
• problem badan trzeźwości pracownika,
• przetwarzanie danych osobowych w związku z prowadzeniem działalności socjalnej:
  – podstawy prawne przetwarzania danych osobowych,
  – zakres pozyskiwanych danych – dopuszczalność zbierania informacji o dochodach, danych o stanie zdrowia
  – forma pozyskiwania danych np. oświadczenia członków rodziny, przesyłanie danych w formie elektronicznej.
  – obowiązki pracodawcy jako administratora danych – obowiązek informacyjny,
  – postępowanie z dokumentami, obowiązek weryfikowania przetwarzanych danych – coroczny obowiązek przeglądania całej dokumentacji ZFŚS,
  – okresy przechowywania i archiwizacja, przechowywanie dokumentacji medycznej.
  Wzory – obowiązków informacyjnych i zapisów w regulaminie ZFŚS.
• specyfika przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu pracownika tymczasowego: przetwarzanie danych osobowych na etapie: rekrutacji, zatrudnienia, w trakcie stosunku pracy tymczasowej i w związku z rozwiązaniem tego stosunku.
• przetwarzanie danych osobowych w związku z odpowiedzialnością porządkową.
• ochrona danych osobowych w ramach telepracy,
• przetwarzanie danych osobowych w związku z wdrożeniem pracowniczych planów kapitałowych.

5. Zasady przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu wizyjnego zakładu pracy, stosowanego w celu: zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz monitoringu pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej, monitoringu pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni,

• okres przetwarzania danych,
• obowiązek informacyjny,
• ukryty monitoring,
• monitoring służbowej poczty elektronicznej,
• inne formy monitoringu,
• monitoring pracy zdalnej
• badanie trzeźwości pracowników,
• wzory dokumentów i konkretnych zapisów w regulaminie pracy dotyczących:
  – monitoringu, monitoringu poczty elektronicznej, monitoringu GPS.
  – informacji dla pracownika o zakresie, celach oraz sposobie zastosowania monitoringu GPS.

6. Status Inspektora Ochrony Danych Osobowych:

• podstawy zatrudnienia,
• wyznaczenie IOD jako obowiązek administratora danych,
• zadania IOD,
• uprawnienia IOD,
• relacja ADO/IOD
• wzory; przykładowy dokument – plan działania IOD.

7. Bezpieczeństwo danych osobowych:

• zróżnicowane środki w zależności od poziomu ryzyka,
• informacje cyfrowe i analogowe,
• w procesie rekrutacji:
  – bezpieczeństwo w komunikacji z pracownikami i współpracownikami,
  – pseudonimizacja i anonimizacja w procesach kadrowo – płacowych,
• techniczne środki ochrony procesów kadrowych,
• praktyka ochrony stanowiska pracy
• bezpieczna praca zdalna
  – wzory dokumentów – wzór instrukcji kontroli systemów informatycznych w zakresie poprawności ochrony danych

8. Naruszenie ochrony danych osobowych – procedury reakcji na naruszenie:

• relacja pracownik pracodawca w sytuacji naruszenia ochrony danych pracowników,
• zgłoszenie naruszenia,
• kiedy zawiadamiamy osoby, których dane dotyczą,
• przykłady naruszeń.

9. Administracyjne środki ochrony prawnej.

10. Naprawienie szkody z tytułu naruszenia RODO w kontekście odpowiedzialności pracowniczej.

11. Odpowiedzialność karna na tle innych reżimów odpowiedzialności.

12. Przegląd decyzji Prezesa UODO w kontekście przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu.

13. Pytania i czas na dyskusję.